व्यवस्थित हो जाओ: अवांछित ईमेल पर नीचे कैसे कटें

Anonim
व्यवस्थित हो जाओ: कैसे अनावश्यक समूह / कॉर्पोरेट ईमेल पर नीचे कट करने के लिए

2014 तक अपनी कंपनी, एटोस से आंतरिक कॉर्पोरेट ईमेल को 100 प्रतिशत समाप्त करने के लिए थियरी ब्रेटन की प्रतिज्ञा को याद रखें? जिस समय उन्होंने अपनी महत्वाकांक्षा की घोषणा की - यह 2011 था - प्रौद्योगिकी और व्यापार जगत के कई लोगों ने एक जैसा उपहास किया। उन्होंने उसकी योजना को हास्यास्पद बताया। उन्होंने कहा हमें ईमेल की जरूरत है। हम इस पर भरोसा करते हैं। यह जरुरी है!

आज के लिए तेजी से आगे, और जलवायु पहले से ही बदल गई है। मैं कार्यालय के कर्मचारियों से अधिक से अधिक सुनता हूं कि ईमेल उनके अस्तित्व का प्रतिबंध है। यह 'मी' शब्द: बैठकों के रूप में उनके समय की बहुत बर्बादी है। जब मैं पूछता हूं कि ऐसा बोझ क्यों है, तो लोग आमतौर पर ऐसा कुछ कहते हैं, "मुझे ऐसे टन ईमेल मिलते हैं, जिनका मुझसे कोई लेना-देना नहीं है, " या "जिन आधे धागों पर मैं काम करता हूं, वे मेरे काम के लिए प्रासंगिक नहीं हैं।" मैंने व्यक्तिगत ईमेल के बारे में कुछ लोगों की समान भावना को सुनना भी शुरू कर दिया: "मुझे अपने पुस्तक क्लब के सदस्यों से नौ अनुवर्ती ईमेल मिलते हैं, जो अगली पुस्तक क्लब की तारीख की पुष्टि करता है! नमस्ते, लोग! यह पहले ईमेल में था!"

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इस स्थिति में आप जो सबसे बुरा काम कर सकते हैं, वह है सभी को एक संदेश पढ़ने के साथ उत्तर देना "अनसब्सक्राइब करना।" यह कठोर है। यह दिखाता है कि आपके पास कोई सामाजिक रणनीति या नेटिटक्वेट नहीं है। और यह साबित होता है कि आप नहीं जानते कि अपने ईमेल का प्रबंधन कैसे करें।

जब आपकी बातचीत आमने-सामने होती है, हालांकि, आप फिर से इंसान बन जाते हैं। आप एक उचित और सीधे अनुरोध के साथ एक सुखद व्यक्ति हैं। साथ ही, यदि कोई कारण है कि आप संदेश प्राप्त करने के लिए हैं, तो व्यक्ति बताएगा कि आपको क्यों शामिल किया गया है।

2. लीवरेज सोशल नेटवर्क, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स और आईएम
मेरी राय में, सामाजिक नेटवर्क (यममेर और पोडियो जैसे व्यावसायिक नेटवर्क सहित) ईमेल के मुकाबले ऑप्ट-इन मैसेजिंग को बेहतर तरीके से संभालते हैं। मेरे दोस्त के मामले को लीजिए जो उसके बुक क्लब के बारे में सोच रहा था। यदि आयोजक ने ईमेल के बजाय फेसबुक पर अगले बुक क्लब मीटिंग आमंत्रण की स्थापना की थी, तो जानकारी प्राप्त करना सदस्यों के लिए कम अनिवार्य महसूस होगा। फेसबुक की घटनाएं वैकल्पिक हैं। आप उन्हें प्राप्त कर सकते हैं और जानकारी को पचा सकते हैं जब आपको यह महसूस हो। जब एक ही ईवेंट आमंत्रण ईमेल के माध्यम से आता है, तो इसे तुरंत पढ़ना अनिवार्य लगता है।

So use all the different tools at your disposal, and if you are in a management position, encourage others to as well. Advocating for a multi-tool solution will help reduce necessary emails.

3. Use Automated Sorting or Filters
The most common solution for managing unwanted emails is to set up automated sorting rules, or filters as they' re sometimes called, that put the unwanted messages into a designated place (usually a folder, but sometimes the trash) before they even hit your inbox. All the major email>

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मैं व्यक्तिगत रूप से स्वचालित सॉर्टिंग का बहुत उपयोग नहीं करता हूं क्योंकि यह एक नए व्यवहार पर निर्भर करता है: नियमित आधार पर नामित फ़ोल्डरों की जांच करना। अतीत में, जब भी मैंने छँटाई की स्थापना की, मैं तुरंत भूल गया कि मैंने ऐसा किया है और, कई दिनों के बाद, ईमेल के ढेर पर ध्यान केंद्रित किया जिसमें कुछ महत्वपूर्ण शामिल किया गया हो सकता है। जैसे ही मैं उन्हें प्राप्त करता है अवांछित संदेश हटाता हूं। यदि आप इस मार्ग को चुनते हैं, तो नियमित रूप से उन सॉर्ट किए गए ईमेल को संसाधित करने के बारे में मेहनती बनें।

4. लोगों को वापस लिखने के लिए नहीं कहें "धन्यवाद"

पहली बार जब मैंने एक पूर्व जॉब में एक सहकर्मी को सुनाया, तो उसने एक अन्य सहकर्मी से ज़ोर से कहा, "क्या आप किसी संदेश के लिए 'धन्यवाद' के साथ जवाब नहीं देंगे, जब यह सब पुष्टि करता है कि आप जानते हैं कि मुझे वह काम करना चाहिए था जो मुझे करना चाहिए था? यह मेरे ईमेल समय को कम रखने में मेरी मदद करेगा, "इसने मेरे दिमाग को उड़ा दिया! आप ऐसा कह सकते हो? यकीन है, आप थोड़ा क्रोधी के रूप में आ सकते हैं, लेकिन उल्टा आप वास्तव में अनावश्यक ईमेल संदेशों का एक टन नहीं मिलेगा।

आप इसे बहुत ही निष्क्रिय-आक्रामक होने के लिए फिर से जोड़ सकते हैं- "मैं वास्तव में नाराज नहीं होगा अगर मुझे ईमेल के माध्यम से अक्सर धन्यवाद दिया जाए। मुझे पहले से ही पता है कि आप मेरे काम की सराहना करते हैं" -लेकिन मैं इसकी सिफारिश नहीं करता!

अतिरिक्त संसाधन
ईमेल के शीर्ष पर बने रहने में आपकी सहायता के लिए अन्य उपकरणों में Sanebox (जो स्वचालित रूप से कुछ स्वचालित सॉर्टिंग सेट करता है) या iOS के लिए मेलबॉक्स ऐप शामिल है (कार्यालय से बाहर रहते हुए ईमेल के शीर्ष पर रखने के लिए बहुत उपयोगी), लेकिन वे सामान्य रूप से अधिक हैं अवांछित संदेशों को काटने की तुलना में ईमेल ट्राइएज।