व्यवस्थित हो जाओ: दस्तावेज़ आपका वर्कफ़्लो

Anonim
व्यवस्थित हो जाओ: दस्तावेज़ आपका वर्कफ़्लो

नए कर्मचारियों में, हाल के स्नातकों सहित, कार्यबल में नए चेहरे और आम तौर पर नए काम शुरू करने पर उनके हाथों पर अतिरिक्त समय होता है। प्रशिक्षण में हफ्तों या महीनों का समय लग सकता है, और साथी सहकर्मी और प्रबंधक आपको साँस लेते हुए कुछ सांस लेने के लिए कमरा देना चाहते हैं। उस डाउन टाइम का उपयोग करने के सबसे मूल्यवान तरीकों में से एक है वर्कफ़्लो और प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण।

अपने वर्कफ़्लो और प्रक्रियाओं का दस्तावेज़ीकरण करने का मतलब है कि आपकी नौकरी में क्या होता है, इसके बारे में लिखने से ज्यादा कुछ नहीं है। जब आप काम के माहौल में नए होते हैं तो यह बिल्कुल वही होता है जो आप सीख रहे होते हैं। यह उन सभी ट्विक्‍स और बदलावों पर भी जोर देता है जो आप उन प्रक्रियाओं के लिए कर सकते हैं जो समय के साथ या जैसे ही आप अपना काम पूरा करने के बेहतर या अधिक कुशल तरीके खोजते हैं।

व्यवसाय और सरकारी संगठन जो बहुत बड़े और अच्छी तरह से स्थापित हैं, उनके पास पहले से ही संचालन मैनुअल और अन्य दस्तावेज बहुतायत में हो सकते हैं - लेकिन मेरे अनुभव में, छोटी कंपनियां और टीमें आमतौर पर नहीं होती हैं, या यदि वे ऐसा करती हैं, तो वे गंभीरता से आउटडेटेड हैं।

बहुत सरल शब्दों में कहें, जब भी आपके पास नौकरी के लिए प्रशिक्षण हो, तो उन नोट्स को एक दस्तावेज़ में रखें। जैसा कि आप अपने दम पर काम करना शुरू करते हैं, अपने नोट्स में जोड़ें या उन कार्यों को अधिक सटीक रूप से समायोजित करें जो आप कर रहे हैं।

यदि आपके काम के लिए एक "बड़ी तस्वीर" है, तो कुछ अवलोकन रूपरेखा, दस्तावेज़ की शुरुआत में डालते हैं। जिन बिंदुओं में बड़ी तस्वीर शामिल है, वे हैं जो आपको अधिक अच्छी तरह से रिकॉर्ड करना चाहिए, या तो इसी दस्तावेज़ में, या कुछ छोटे दस्तावेज़ों में अगर आपको इसे तोड़ने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, समाचार पत्र विपणन में, अवलोकन इस तरह दिखाई दे सकता है:

  • कॉपीराइटर कॉपी लिखते हैं और इसे मार्केटिंग मैनेजर के पास भेजते हैं।
  • विपणन प्रबंधक प्रतिलिपि की समीक्षा करता है और उसे संपादित करता है, और वरिष्ठ विपणन प्रबंधक से अनुमोदन प्राप्त करता है।
  • विपणन प्रबंधक सूची अद्यतन चलाने के लिए एक अनुरोध सबमिट करता है।
  • विपणन प्रबंधक सहायक को अंतिम प्रति वितरित करता है।
  • सहायक समाचार पत्र का उत्पादन करता है और गुणवत्ता आश्वासन परीक्षण भेजता है।
  • क्यूए टीम न्यूज़लेटर्स की समीक्षा करती है और बदलाव को प्रस्तुत करती है। सहायक उपकरण परिवर्तन, सत्यापन और शेड्यूल जारी करते हैं।
उन सामानों में से कोई भी एक तीन-पृष्ठ मैनुअल हो सकता है जो काम को पूरा करने के लिए आवश्यक चरणों का वर्णन करता है। कॉपी कहां और कैसे जमा की जाती है? प्रतिलिपि को किस प्रारूप की आवश्यकता है? सूची अद्यतन कौन चलाता है, और इसका क्या मतलब है? या, उन वस्तुओं में से कई को एक मैनुअल में जोड़ा जा सकता है, उदाहरण के लिए, "मार्केटिंग मैनेजर …" के साथ शुरू होने वाले तीन कार्य

आपको किस चीज़ की ज़रूरत पड़ेगी
चरणों को लिखने के लिए, आपको कम से कम एक बार उन पर प्रशिक्षित होना चाहिए। जब आपको फिर से काम करना होता है, तो अपने स्वयं के प्रक्रियाओं के पहले मसौदे का उपयोग करके आपको चरणों के माध्यम से मार्गदर्शन करें कि क्या वे सटीक और समझने में आसान हैं।

स्क्रीन पर कब्जा। किसी भी चीज़ का स्क्रीनशॉट लें, जिसे टेक्स्ट में समझाना मुश्किल हो या जिसे सबसे अच्छी तरह से सचित्र दिखाया गया हो। अपने सभी स्क्रीनशॉट को पहले एक फ़ोल्डर में सहेजें, और यदि आवश्यक हो तो केवल उन्हें दस्तावेज़ में जोड़ें। बहुत से स्क्रीनशॉट होने से आपके मैनुअल पढ़ने वाले किसी को भी बहुत बुरा लगेगा।

(स्क्रीन कैप्चर लेने के लिए कई तरीके हैं, लेकिन सबसे तेज़ हैं: विंडोज में, PrtScn बटन का उपयोग करें और फिर अपनी छवि को एक छवि संपादन प्रोग्राम में ड्रॉप करने के लिए पेस्ट फ़ंक्शन का उपयोग करें जहां आप फसल कर सकते हैं और इसे संपादित कर सकते हैं; एक मैक पर, उपयोग करें Apple + Shift + 4 और उस क्षेत्र के चारों ओर लक्ष्य खींचें, जिसे आप शूट करना चाहते हैं।)

स्क्रीन कैप्चर सॉफ्टवेयर। यदि आप उपयोग करने वाले छवि संपादक में अपने स्क्रीनशॉट को चिह्नित करने के लिए उपकरण शामिल कर सकते हैं यदि आप किसी प्रासंगिक चीज़ की ओर इशारा करते हुए तीर जोड़ना चाहते हैं या छवि के किसी विशेष भाग को हाइलाइट करना चाहते हैं। $ 50 के लिए, मैक के लिए स्क्रीन कैप्चर प्रोग्राम स्नैगिट और स्नैगिट सिर्फ आपकी जरूरत की हर चीज के बारे में करेगा।

आरेख उपकरण। कुछ वर्कफ़्लोज़ और प्रक्रियाएँ बहुत कम आरेखों के माध्यम से व्यक्त की जाती हैं। माइंड-मैपिंग सॉफ़्टवेयर आपको फ़्लोचार्ट्स को आकर्षित करने में मदद कर सकता है और ऐसे, हालाँकि आप Microsoft PowerPoint में इन समान डायग्रामिंग टूल्स का एक बहुत कुछ पा सकते हैं, और सम्मिलित टैब के तहत वर्ड में अधिक सीमित चयन कर सकते हैं।

क्या करें और क्या नहीं

  • अलग-अलग प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं के लिए अलग-अलग दस्तावेज़ बनाएं, बजाय एक बड़े दस्तावेज़ के जो आपकी पूरी नौकरी को समझाए।
  • पूरी तरह से करें, लेकिन संक्षिप्त भी।
  • स्क्रीनशॉट शामिल करें
  • दस्तावेजों को पूरा करने के लिए कई सप्ताह लग जाते हैं। अपने आप को प्रक्रियाओं पर प्रतिबिंबित करने के लिए समय दें और दस्तावेजों की जांच करने के लिए वापस लौटें कि क्या आपने उन्हें सही रिकॉर्ड किया है
  • जब पृष्ठ को सबसे हाल ही में अपडेट किया गया था, तो पृष्ठ के शीर्ष पर एक दिनांक स्टैंप रखें।
  • वर्कफ़्लो का दस्तावेज़ीकरण करते समय लोगों के नामों के बजाय नौकरी के शीर्षक का उपयोग करें
  • मास्टर प्रतियां एक साझा स्थान पर रखें ताकि अन्य लोग उन्हें आसानी से प्राप्त कर सकें।
  • अपने डेस्कटॉप पर या एक निजी क्लाउड-आधारित प्रणाली (या दोनों) में फ़ाइलों का स्थानीय बैकअप रखें।
  • वर्ष में एक बार अपने दस्तावेजों की समीक्षा और संशोधन करें। उन्हें जीवित दस्तावेजों के रूप में सोचो जो कभी भी "समाप्त नहीं होते हैं।" वे कभी विकसित हो रहे हैं।
  • अपने बॉस और सहकर्मियों को बताएं कि आप इन नए रिकॉर्डों को बना रहे हैं और बनाए रख रहे हैं, क्योंकि उनके पास बहुमूल्य इनपुट भी हो सकते हैं।
  • क्लिप आर्ट को केवल पृष्ठों को जाज करने के लिए शामिल न करें । हर कोई इससे नफरत करता है।
  • पाठ को स्वरूपण करने के लिए पागल मत बनो । इसे सरल रखें। सबहेडिंग के लिए बोल्ड प्रकार का उपयोग करें। लोगों को आसानी से प्रासंगिक जानकारी देखने में मदद करने के लिए उपयुक्त गोलियों और गिने सूचियों का उपयोग करें। पैराग्राफ बहुत कम रखें।
  • लोगों के नामों का उपयोग करें। अपनी नौकरी के शीर्षक से लोगों को देखें। क्या मैंने यह पहले ही कहा था? हां मैंने किया था, लेकिन यह वास्तव में महत्वपूर्ण है इसलिए मैं इसे फिर से कह रहा हूं।
  • अपने दस्तावेज़ों की अत्यधिक सुरक्षा करें। आपने उन्हें संगठन की सहायता के लिए बनाया है, आपके एकमात्र लाभ के लिए नहीं।
  • अपने दस्तावेज़ों को PDF में आउटपुट करें। उन्हें एक प्रारूप में छोड़ दें जिसे संपादित किया जा सकता है (ऊपर देखें)।

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