व्यवस्थित हो जाओ: Microsoft Outlook के लिए 5 युक्तियाँ

Anonim
व्यवस्थित हो जाओ: Microsoft Outlook के लिए 5 युक्तियाँ

जब ईमेल के दर्द की बात आती है, तो Microsoft आउटलुक समस्या का हिस्सा और समाधान का हिस्सा है। गरुण कार्यक्रम में इतनी सारी विशेषताएं, कार्य, सेटिंग्स और क्षमताएं शामिल हैं, जो उन सभी को सीखना असंभव है। यदि आप आउटलुक में उन सभी बटन और मेनू को स्कैन करने में कोई वास्तविक समय बिताते हैं, तो संभावना है कि आपको पता नहीं है कि उनमें से आधे क्या करते हैं।

हम अपने दिलों में जानते हैं कि आउटलुक ईमेल को बेहतर तरीके से प्रबंधित करने में हमारी मदद करने में सक्षम है। हम जानते हैं कि अनलॉक करने के लिए रहस्य हैं। पर कहा? और हम उन समाधानों को कैसे लागू करते हैं? जवाबों का पता लगाने के लिए, Microsoft उनका वर्णन करने के लिए भाषा का उपयोग करता है, और अपने आप को सिखाता है कि उन्हें कैसे लाभ उठाना है बस बहुत लंबा समय लगता है।

यहाँ पाँच ऐसे समाधान दिए गए हैं जो सीधे सादे भाषा में लिखे गए हैं ताकि आप उन्हें जल्दी और आसानी से लागू कर सकें। वे व्यापार ईमेल के लिए आउटलुक का उपयोग करते समय बहुत से सामान्य समस्याओं में से कुछ का सामना करते हैं।

1. अपने बॉस / क्लाइंट / सास से कोई संदेश कभी न छोड़ें (सर्च फोल्डर का उपयोग करें)
यह टिप और सुविधा उन लोगों के लिए डिज़ाइन की गई है जिनके पास बहुत गंदे इनबॉक्स हैं, उन लोगों के प्रकार जो महत्वपूर्ण इनकमिंग संदेशों को याद करते हैं क्योंकि वे अव्यवस्था के भीतर दफन हैं। आपको जो सुविधा चाहिए, उसे न्यू सर्च फोल्डर कहा जाता है।

Follow the prompts and enter your parameters. When you' re finished, the new Search Folders will appear at the bottom of the left pane. You can optionally have it also appear in the top of the left pane>

2. 'अनसब्सक्राइब फ्रॉम' (यानी, ध्यान न दें) एक धागा
कैसे आप इनायत से पूछते हैं कि बहुत सक्रिय ईमेल थ्रेड पर से हटा दिया जाए जो आप गलती से कर रहे हैं? उत्तर: आप नहीं। इसके बजाय, आप इसे म्यूट करें और हटाएं।

' 130506_getorg_distributionlist' "(मैंने आपको बताया कि यह भ्रामक होगा)।

इस विंडो से, आप अपने द्वारा एक्सेस की जा रही एड्रेस बुक को बदल सकते हैं। एक व्यावसायिक सेटिंग में, अक्सर बाहरी ईमेल से आपके स्वयं के संपर्क को आपकी कंपनी की पता पुस्तिका से अलग रखा जाएगा, इसलिए उन दोनों के बीच टॉगल करें जो आपको चाहिए। यदि अन्य सभी विफल हो जाते हैं, तो आप इस विंडो से बाहर निकल सकते हैं और सदस्य जोड़ें बटन पर वापस जा सकते हैं और "नया ई-मेल संपर्क" देख सकते हैं, जो आपको किसी के ईमेल पते पर टाइप करने की सुविधा देता है।

अपने समूह को सहेजने के बाद, आप उन लोगों को संदेश भेजने के लिए किसी भी ईमेल के क्षेत्र में समूह के नाम का उपयोग कर सकते हैं। अपने समूह को अपडेट करने के लिए, संपर्क अनुभाग पर वापस जाएं, अपना समूह ढूंढें, इसे खोलें, और समायोजन करने के लिए इन दो बटन का उपयोग करें: "सदस्य जोड़ें" और "सदस्य निकालें।"

4. स्वचालित रूप से खाली होने पर कचरा खाली करें
यदि आप लगातार अपने ईमेल प्रोग्राम में कीमती स्थान अर्जित करने की कोशिश कर रहे हैं, तो आउटलुक छोड़ने के लिए स्वचालित रूप से खाली करने के लिए कचरा सेट करना शुरू करने के लिए एक शानदार जगह है। फ़ाइल टैब पर जाएं और विकल्प पर क्लिक करें।

Start a new email message. Type in the body of the email and subject line as much information as you will need to reuse, being sure to leave yourself a clear and visible blank space or other placeholder (I use "TK" which means "to come") wherever you are going to enter new information each time you send the message.

When you' ve finished designing your template, go to the File tab and choose Save As. In the dialog box that appears, you have to change the file> अधिक आइटम> फ़ॉर्म चुनें और फ़ाइल सिस्टम अनुभाग में उपयोगकर्ता टेम्पलेट से अपना टेम्पलेट चुनें।

क्योंकि यह प्रक्रिया थोड़ी जटिल है, इसलिए मैंने बहुत ही छोटे संदेशों के लिए सहेजे गए हस्ताक्षर का उपयोग करना शुरू कर दिया, जिन्हें मैं अन्यथा बार-बार टाइप करूंगा, जैसे "मुझसे संपर्क करने के लिए धन्यवाद, लेकिन आपने जो उल्लिखित किया है वह मेरे कवरेज के क्षेत्र में नहीं है।" बेस्ट, जिल डफी। " अस्थायी, बेहतर काम करेंगे, हालांकि, लंबे संदेशों के लिए।

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