व्यवस्थित हो जाओ: स्प्रेडशीट के साथ अपने काम को कैसे प्रबंधित करें

Anonim
व्यवस्थित हो जाओ: स्प्रेडशीट के साथ अपने काम को कैसे प्रबंधित करें

सबसे सरल संगठनात्मक तरकीबों में से एक जो मैं काम में उपयोग करता हूं, वह है अपनी प्रगति की निजी स्प्रेडशीट रखना। किसी को भी इसकी आवश्यकता नहीं है कि मैं इसे करता हूं। कोई भी मेरी स्प्रैडशीट देखने को नहीं कहता। मैं उन्हें पूरी तरह से अपने काम के लिए रखता हूं, मुझे कुशलता से काम करने के लिए और जल्दी से यह देखने में सक्षम होने के लिए कि मैंने क्या पूरा किया है।

गेट ऑर्गनाइज्ड के इस संस्करण में, मैं वर्तमान में रखे गए कुछ स्प्रेडशीट साझा करूंगा और समझाऊंगा कि वे मेरे लिए क्या करते हैं। जबकि मेरे काम से संबंधित स्प्रेडशीट की सामग्री विशेष रूप से, कई सिद्धांत सार्वभौमिक और अन्य प्रकार के काम के अनुकूल हैं।

बचत और निर्धारण विचार
गेट ऑर्गनाइज्ड कॉलम साप्ताहिक है, जिसका अर्थ है कि मुझे 52 विचारों के साथ आना होगा जो मैं वास्तव में एक वर्ष में उपयोग करूंगा … जिसका अर्थ है कि मुझे अतिरिक्त 50 से 100 विचारों की आवश्यकता होगी जिन्हें मैं अंततः अस्वीकार कर दूंगा (हम में से अधिकांश की आवश्यकता है) वास्तव में अच्छे लोगों को खोजने के लिए विचारों की एक बड़ी मात्रा उत्पन्न करने के लिए)।

The criteria (columns D-I) include logging the product in a database ("QB"), submitting a form outlining the product' s specs ("Specs"), uploading an image of the product ("Image"), and creating a slideshow of additional images ("Slideshow"). Each product also needs a score from one to five ("Rating"), >

स्प्रेडशीट वास्तव में चेकबॉक्स की एक श्रृंखला है। यह मुझे एक नज़र में देखने देता है कि क्या मैंने सभी आवश्यक अग्रदूत कार्य किए हैं। लेकिन इसके अन्य फायदे भी हैं।

उसी तरह से जब मैं भविष्य के लिए अपने दिमाग़ी विचारों को संगठित करने वाले कॉलम में लॉग इन करता हूँ, तो मैं अपने समीक्षा स्प्रैडशीट उत्पादों के नीचे भी लॉग इन करता हूँ, जो संभवतः मैं समीक्षा करने में रुचि रखता हूँ। इसलिए, मेरे पास हमेशा ताजा विचारों की एक सूची है।

यह एक बहुत ही त्वरित संदर्भ के रूप में कार्य करता है अगर मुझे उन उत्पादों की प्रकाशित तिथि या अद्वितीय लेख आईडी देखने की आवश्यकता होती है जिनकी मैंने समीक्षा की है (जो मैं अक्सर करता हूं)। निश्चित रूप से, हमारे पास उस जानकारी को खोजने के लिए कार्यालय में अन्य प्रणालियां हैं, लेकिन मेरे लिए इस स्प्रेडशीट से इसे खींचना आमतौर पर तेज़ है क्योंकि मैंने इसे अपनी आवश्यकताओं के लिए विशिष्ट होने के लिए अनुकूलित किया है।

क्या बदल रहा है का ट्रैक रखना
अंतिम स्प्रेडशीट जिसे मैं साझा करना चाहता हूं, वह है एक विशिष्ट लेख पर नज़र रखने के लिए जो मैं लिखता हूं: 100 सर्वश्रेष्ठ आईफोन ऐप्स। लेख को प्रबंधित करने के लिए जटिल संगठन की आवश्यकता है क्योंकि मैं अक्सर सामग्री को अपडेट करता हूं। दूसरे शब्दों में, हर कुछ हफ्तों में, 100 सर्वश्रेष्ठ ऐप्स में से कई नए हैं। मुझे इस बात से सतर्क रहना होगा कि मैंने कौन से ऐप्स को आज का सबसे अच्छा कहा था, जो मैंने कहा कि वे छह महीने पहले थे।

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मेरा तरीका काफी सरल है। मैं एक्सेल में प्रत्येक ऐप को लॉग करता हूं क्योंकि यह 100 सर्वश्रेष्ठ सूची में जाता है। मैं उस तारीख को रिकॉर्ड करता हूं जिसे लेख में जोड़ा गया था, या पिछली बार मैंने पाठ को अपडेट किया था, अगर यह एक ऐसा ऐप है जो अभी भी अच्छा है लेकिन पिछली बार जब मैंने इसके बारे में ब्लर लिखा था तब से काफी अपडेट किया गया है। मैं उन ऐप्स की रनिंग सूची भी रखता हूं जो पहले सूची में थे लेकिन तब से अपनी जगह खो चुके हैं।

यह स्प्रेडशीट मुझे यह देखने में भी मदद करती है कि क्या मैंने 100 ऐप को हिट किया है क्योंकि एक्सेल स्वचालित रूप से मेरे लिए मायने रखता है। मैं इसका उपयोग सीमाओं को जोड़कर अलग-अलग पृष्ठों पर समूह बनाने के लिए भी करता हूं जो पृष्ठ विराम का संकेत देते हैं। कलर कोडिंग मुझे यह देखने में भी सक्षम करता है कि कौन से ऐप्स सूची (पीले) में नए हैं, जो प्रकाशन प्रक्रिया के दौरान एक ध्वज है, जिसका अर्थ है कि मुझे उन वर्गों को दूसरों की तुलना में अधिक बारीकी से जांचना चाहिए।

मुझे यह भी स्वीकार करना चाहिए कि मैं मूल रूप से इस स्प्रेडशीट में स्थापित किए गए सभी स्तंभों का उपयोग नहीं करता हूं। एक समय या किसी अन्य पर, मुझे लगा कि कुछ जानकारी महत्वपूर्ण थी, केवल बाद में महसूस करने के लिए कि मुझे इसकी आवश्यकता नहीं थी। क्योंकि यह स्प्रेडशीट केवल मेरे लिए है, मैं उन क्षेत्रों को छोड़ सकता हूं जिनके पास परिणाम के बिना कोई भुगतान नहीं है। मैं स्प्रेडशीट को साफ कर सकता हूं और उन अनुभागों से छुटकारा पा सकता हूं जिनका मैं उपयोग नहीं करता हूं, लेकिन उन्हें रखने के लिए मेरे लायक होने के बजाय यह अधिक मूल्य का है और स्प्रेडशीट को थोड़ा टिडियर बनाने में निवेश करने की तुलना में इसका उपयोग नहीं करना है। क्या बात है? कोई नहीं, लेकिन मैं कभी भी इसे देखता हूं।

अपने काम पर नज़र रखने के लिए स्प्रेडशीट के उपयोग के लाभ
सरल स्प्रेडशीट आपके काम को व्यवस्थित करने के लिए शक्तिशाली उपकरण हो सकते हैं, और आपको उन्हें बनाने के लिए एक्सेल में एक चक्कर नहीं होना चाहिए। अपने काम को ट्रैक करने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करने के लाभों में शामिल हैं:

  • यह देखने में सक्षम होना कि आपने पहले से क्या किया है ताकि आप इसे दोहराएं नहीं (या यदि आपको इसे दोहराने की आवश्यकता है, तो आप जल्दी से देख सकते हैं कि आपने इसे पहली बार कब और कैसे किया था ताकि आप उस पूर्व कार्य का लाभ उठा सकें)
  • विचारों को रिकॉर्ड करने और नियमित रूप से उनके माध्यम से देखने के लिए एक समर्पित स्थान होना
  • अपने काम का रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए अगर आपको कभी इस बात का सबूत चाहिए कि आपने क्या पूरा किया है
  • पूरी तरह से आपकी आवश्यकताओं के अनुकूल सूचना पुनर्प्राप्ति की एक प्रणाली बनाकर अपने स्वयं के कार्यों को आसान बनाना।