व्यवस्थित हो जाओ: कैसे मैला नौकर साफ करने के लिए

Anonim
व्यवस्थित हो जाओ: कैसे मैला नौकर साफ करने के लिए

मैं एक व्यवसाय के अंदर एक साझा नेटवर्क ड्राइव से कभी नहीं मिला हूं जो कम से कम थोड़ा सा मैला नहीं था। साझा सर्वर आमतौर पर सहयोग को सक्षम करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, साथ ही हमारे साथी कर्मचारियों के लिए स्वतंत्र रूप से फाइल और जानकारी उपलब्ध कराते हैं। वे व्यवसायों को आसानी से और कुशलता से कैप्चर और बैकअप डेटा में मदद करते हैं - सिद्धांत रूप में, यह है।

वास्तव में, वे उस जगह में बदल जाते हैं, जहां छह साल पहले कंपनी की छुट्टी पार्टी की तस्वीरें संग्रहीत की जाती हैं। उस आखिरी वाक्य में, मैंने जानबूझकर निष्क्रिय आवाज का इस्तेमाल किया क्योंकि कोई भी कभी भी एक साझा ड्राइव पर कुछ डालने की जिम्मेदारी नहीं लेता है जो कि नहीं होनी चाहिए। चीजें सिर्फ दिखाई पड़ती हैं। कोई नहीं जानता कि वे वहां कैसे या क्यों पहुंचे। और इसलिए, कोई भी उन्हें किसी के पैर की उंगलियों पर कदम रखने या किसी और चीज़ को हटाने के डर से नहीं निकालता है जो किसी और को चाहिए।

साझा स्थान को एक ऐसे तरीके से डिज़ाइन किया जाना चाहिए जो किसी विभाग या कंपनी के वर्कफ़्लो या संगठन चार्ट से मेल खाता हो। चीजें जो प्रकृति में समानांतर होती हैं, जैसे दो टीम जो एक ही प्रबंधन स्तर की रिपोर्ट करती हैं, उन्हें फ़ोल्डर संरचना में समानांतर होना चाहिए। जब कोई नया व्यक्ति किसी विभाग से जुड़ता है, तो उसे शीघ्रता से यह पता लगाने में सक्षम होना चाहिए कि महत्वपूर्ण फाइलें साझा नेटवर्क पर कहां रहती हैं क्योंकि उनका स्थान (फ़ोल्डर का नाम और अन्य फ़ोल्डरों के बीच यह कैसे निहित है) को यह देखना चाहिए कि व्यवसाय कैसे बनाया गया है। एक वास्तविक लाल झंडा तब होता है जब कोई व्यक्ति जो लंबे समय तक काम करता है वह सामान नहीं ढूंढ सकता क्योंकि वे नहीं जानते कि यह कहाँ है, या इससे भी बदतर, यह भी नहीं पता कि यह कहाँ होना चाहिए।

Each team has a subset of folders: a few that show workflow, one for each team member, and additional folders as they make sense for that team' s needs. For example, my team's subfolders look like this:

Step 4: Create rules. As I' ve already started to explain in the previous section, each folder has some rules associated with it regarding what can and cannot go into them, or how they should>

हमने इस बात पर भी चर्चा की कि क्या हमारे पास ऐसी फाइलें थीं जो कई टीमों के लिए सुलभ होनी चाहिए (हमने किया, और हमने उनके लिए संसाधन फ़ोल्डर बनाया) और क्या कोई भी जानकारी लॉक की जानी चाहिए (हाँ: प्रबंधन टीम फ़ोल्डर में सब कुछ)।

चरण 5: स्थिरता सुनिश्चित करें। जैसा कि हमने अपने फ़ोल्डरों और नियमों का उपयोग करके उन्हें डिज़ाइन किया है, हम उन क्षेत्रों की भी तलाश करते हैं, जहाँ हमें लगातार रहना चाहिए। जब फ़ोल्डर संरचना और वर्कफ़्लोज़ सुसंगत हो सकते हैं (और होना चाहिए), यह कार्मिक संक्रमण के समय के लिए बनाता है, जैसे कि जब कोई कंपनी छोड़ता है, तो मातृत्व अवकाश पर जाता है, या अप्रत्याशित रूप से बीमार होता है। एक साझा सर्वर स्थान पर संगति से सभी को मौजूदा परियोजनाओं की स्थिति का पता लगाने में मदद मिलती है, साथ ही साथ यह भी महत्वपूर्ण है कि क्या काम पहले से ही पूरा हो चुका है, और आगे भी।

एक अनुवर्ती परियोजना (जो हम अभी लागू कर रहे हैं) हमारे फ़ाइल-नामकरण सम्मेलनों में भी बेहतर स्थिरता बनाने के लिए है। हमने इस फ़ाइल-नाम परिवर्तन को लागू करने का निर्णय लिया, जब तक कि सभी नए साझा किए गए फ़ोल्डरों का उपयोग करने के आदी नहीं हो गए, ताकि एक ही बार में बहुत अधिक नई जानकारी के साथ किसी को अधिभार न दिया जा सके।

चरण 6: सभी हितधारकों के साथ एक आखिरी बार देखें। इससे पहले कि हम कुछ भी लागू करते हैं, हमने कुछ हितधारकों के साथ योजना के बारे में एक अंतिम जांच की, जिसमें कुछ लोग शामिल हैं जिन्हें हम मूल रूप से शामिल करने के लिए नहीं सोचते थे, लेकिन जिनके नाम मौजूदा डेटा की हमारी समीक्षा में सामने आए। "क्या एरीले विशेषज्ञता का क्षेत्र नहीं है? हम उससे बेहतर तरीके से पूछेंगे कि उसे क्या लगता है कि इस खंड में किए जाने की आवश्यकता है।"

चरण 7: समय को अंतिम रूप दें और संचार करें। अंतिम चरण समयरेखा को अंतिम रूप देना और फिर परियोजना को बंद करना था। ये पहेली के अंतिम टुकड़े थे:

  • जानकारी का प्रसार कब और कैसे करना है, यह तय करें: सभी कर्मचारियों को नए सर्वर संरचना, नियमों और तारीखों सहित सभी संबंधित जानकारियों के बारे में सप्ताह के मध्य में ईमेल करें (अगले आइटम देखें)।
  • इसके लिए तारीखें निर्धारित करें: जब लोगों को उन फाइलों पर कॉपी करना होगा जिन्हें वे रखना चाहते हैं (सप्ताह का अंत); जब उन्हें नई संरचना का उपयोग शुरू करना चाहिए (हमारे मामले में, तुरंत, ईमेल की प्राप्ति पर); जब पुराना सर्वर कट जाएगा (हमने उन्हें सप्ताह के अंत में बताया था, लेकिन वास्तव में, हमने कुछ अतिरिक्त दिनों के साथ इस समय सीमा को समाप्त कर दिया)।
  • वास्तव में पुराने सर्वर तक पहुंच को काटने से पहले कुछ अनुस्मारक ईमेल की योजना बनाएं।
  • आईटी को वास्तविक कटऑफ का प्रदर्शन करने दें।

सर्वर क्लीनअप परिणाम
सर्वर सफाई परियोजना के बारे में पूरी जानकारी रखने वाला वह मध्य-सप्ताह का ईमेल, बुधवार को सुबह 11:27 बजे निकला। कुछ लोगों के ज्वलंत प्रश्न थे, लेकिन उत्तर-से-सभी सूत्र को 11:57 बजे तक शांत कर दिया गया, इसका मतलब है कि सभी मूल प्रश्नों का उत्तर 30 मिनट के भीतर दिया गया था।

मेरी टीम के भीतर, हमारे वर्कफ़्लो के बारे में अतिरिक्त स्पष्टीकरण जारी रहा- लेकिन मेरे पास जो आखिरी तारीख है वह उसी दिन दोपहर 1:05 बजे है। इसमें कोई संदेह नहीं है कि कुछ लोगों ने सभी को जवाब दिए बिना अतिरिक्त प्रश्न पूछे, लेकिन अधिकांश सवालों के जवाब दो घंटे के भीतर दिए गए।

अगले कई दिनों में, हमने बिना किसी अड़चन के समय पूरा कर लिया। आईटी टीम ने कुछ त्वरित रिपोर्ट चलाई, जिसमें बताया गया कि हमने कुल डेटा में 76 प्रतिशत की कमी की है। अंक खुद ही अपनी बात कर रहे हैं।

से पहले

  • कुल अंतरिक्ष: 250GB
  • फाइलों की संख्या: 447, 249
  • फ़ोल्डरों की संख्या: 36, 773

बाद

  • कुल स्थान: 59.2GB
  • फाइलों की संख्या: 58, 624
  • फ़ोल्डरों की संख्या: 2, 962

प्रोजेक्ट पोस्टमॉर्टम और फीडबैक
सर्वर का माइग्रेशन और पुनर्गठन समाप्त करने के कुछ हफ़्ते बाद, मैंने प्रोजेक्ट लीड, मैनेजर और आईटी नेटवर्क एडमिनिस्ट्रेटर से पूछा कि क्या उनके पास कोई प्रतिक्रिया या पोस्टमॉर्टम नोट हैं। किसी ने नहीं किया। यह सब उल्लेखनीय रूप से सुचारू रूप से चला। यहां बताया गया है कि प्रमुख आईटी व्यक्ति को क्या कहना था:

"10-प्लस वर्षों में मैं यहां आया हूं, यह पहली बार है जब एक विभागीय टीम ने अपनी रुचि से इस तरह की परियोजना शुरू की है और इसे इतनी अच्छी तरह से पूरा किया है। यह दोनों [अन्य आईटी नेटवर्क प्रशासक] की मदद करता है। मुझे नेटवर्क बेहतर बनाए रखने में मदद करता है, और मुझे यकीन है कि यह आपकी टीम को वर्कफ़्लो और संगठन के साथ मदद करता है। हमने शाब्दिक रूप से प्रबंधन की कई पीढ़ियों को यह बताने के लिए कहा कि आपकी टीम ने जमीनी स्तर पर क्या पूरा किया है, और यह बहुत सराहनीय है। "

मेरे दृष्टिकोण से, एक चीज है जो मैं चाहता हूं कि हमने थोड़ा अलग किया है। काश, हमने शुरू में कर्मचारियों को ईमेल के बजाय एक त्वरित गति से बैठक में परियोजना के बारे में बताया। ईमेल ठीक है, और निश्चित रूप से, कोई भी बैठकों को पसंद नहीं करता है, लेकिन मुझे लगा कि लोगों ने महसूस किया होगा कि इस प्रक्रिया में वे शामिल थे जिन्हें एक खुली चर्चा के दौरान "महत्वपूर्ण" के बजाय कहा गया था। ईमेल।

अब हमारे पास एक बेहतर, अधिक सुसंगत, अधिक कुशल और सरल साझा सर्वर है। इसके उपयोग के नियम स्पष्ट हैं, जिसमें निर्मित जवाबदेही के साथ। टीम प्रबंधक टीम फ़ोल्डरों के लिए जिम्मेदार हैं, और व्यक्ति अपने नाम फ़ोल्डर में क्या हैं इसके लिए जिम्मेदार हैं।

यदि आप अपने स्वयं के सर्वर क्लीनअप प्रोजेक्ट को अपने संगठन में शुरू करने के बारे में सोच रहे हैं, तो मुझे आशा है कि आप अपने आईटी विभाग से सलाह प्राप्त करने के महत्व के बारे में इस लेख से कुछ सलाह प्राप्त कर सकते हैं, और हर चरण में अच्छी तरह से संचार करना सफलता के लिए महत्वपूर्ण है।

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