संगठित हो जाओ: विशेषज्ञों से 15 उत्पादकता युक्तियाँ

Anonim
व्यवस्थित हो जाओ: 4 उत्पादकता ऐप निर्माताओं से सुझाव

अंतर्वस्तु

  • संगठित हो जाओ: विशेषज्ञों से 15 उत्पादकता युक्तियाँ
  • साक्षात्कार 3 और 4
  • उत्पादकता युक्तियाँ 1-15

एक संगठित व्यक्ति होने के नुकसान में से एक यह है कि हम अपनी खुद की संगठनात्मक आदतों और तकनीकों में बंद हो जाते हैं, कठोरता के लिए कठोरता को गलत करते हैं। इस हफ़्ते के गेट ऑर्गनाइज़्ड कॉलम के लिए, मैंने चार लोगों से इंटरव्यू करके, जो उत्पादकता ऐप विकसित करते हैं, उनसे संगठित और कुशल रहने के लिए अपने खुद के टिप्स और ट्रिक्स के बारे में पूछकर अपनी सीमाओं से बहुत आगे बढ़ने का फैसला किया।

ये सीईओ, संस्थापक और डेवलपर अपने काम के घंटे यह सोचकर बिताते हैं कि अव्यवस्थित लोगों को और अधिक संगठित होने के लिए क्या करने की आवश्यकता है। वे अपने सॉफ़्टवेयर का निर्माण डेटा, व्यक्तिगत टिप्पणियों और उपयोगकर्ताओं के विशाल समुदाय से प्रतिक्रिया के आधार पर करते हैं।

"वजन कम करना" एक परियोजना के रूप में देखना बेहतर है, जिसमें प्रत्येक दिन दस फल खाने जैसे कार्य होते हैं, हर दूसरे दिन जिम जाते हैं, आदि कार्य की जटिलता को समझते हैं और इसे प्रबंधनीय और कार्रवाई योग्य विराम में तोड़ते हैं वास्तव में आपके संगठन और उत्पादकता के लिए महत्वपूर्ण है। यह भी प्रेरित कर रहा है क्योंकि आप रास्ते में उप-कार्यों को पूरा कर सकते हैं और महसूस कर सकते हैं कि आप लक्ष्य के करीब पहुंच रहे हैं।

जद: उत्पादकता बढ़ाने के लिए क्या आप हमारे साथ दो या तीन सुझाव या तरकीबें साझा कर सकते हैं?

एएस: मुझे लगता है कि ईमेल वास्तव में एक उत्पादकता हत्यारा है। मुझे प्रति दिन सैकड़ों ईमेल मिलते हैं, और मैं इसे निम्नलिखित तरीके से प्रबंधित करता हूं:

  • मैं दिन में केवल तीन बार (सुबह, दोपहर और दोपहर) ईमेल की जांच और प्रक्रिया करता हूं।
  • मैं एक ईमेल का जवाब देता हूं अगर इसमें एक मिनट से कम समय लगेगा।
  • यदि कोई ईमेल महत्वपूर्ण नहीं है, तो मैं संग्रह करता हूं।
  • मैं टोडोइस्ट (हमारे क्रोम प्लगइन के माध्यम से) के लिए एक कार्य के रूप में [जिसे मैं बाद में जवाब देना चाहता हूं] को सौंपता हूं और इसे नहीं भूलना चाहिए।
  • दोपहर में, जब मेरी ऊर्जा का स्तर कम होता है, तो मैं लंबे ईमेल का जवाब देता हूं।

JD: What do you make of the difference between organization and productivity and efficiency? In my mind, you can' t be productive and efficient without being organized, but it is possible to be organized and still be highly inefficient. How important is organization to your ability to be>

मिकेल बर्नर: यह वास्तव में महत्वपूर्ण है। एक और आयाम जो मुझे लगता है कि मुझे लगता है कि आपके प्रस्ताव का समर्थन करता है, यह है कि संगठित होने का मतलब यह नहीं है कि आप अनुशासित हैं या कार्रवाई कर सकते हैं। मुझे लगता है कि अनुशासन अंतर्निहित संगठन महत्वपूर्ण है।

मुझे यह भी लगता है कि लंबे समय तक [निर्बाध काम करने की अवधि] के रूप में फोकस को गलत समझा जा सकता है।

हमने ऐसे अध्ययन पढ़े और पाए हैं जो कहते हैं कि औसत व्यक्ति संदर्भ-स्विच हर तीन मिनट में करता है लेकिन 27 मिनट के लिए किसी कार्य पर वापस नहीं आता है। उत्पादकता संदर्भ स्विचिंग के बारे में बहुत कुछ है और आप जानकारी को कैसे पढ़ते हैं और कैसे संसाधित करते हैं। आपको आने वाली महत्वपूर्ण चीजों का जवाब देने में सक्षम होना चाहिए। क्या आप इसमें व्यवस्थित हैं कि आपके पास सही स्थानों और सही समय पर फोन नंबर हैं? या क्या आपको उन्हें खोजने के लिए चारों ओर उछलना पड़ता है?

जेडी: आसानी से विकसित होने वाले कार्यक्रम में, आपने लोगों को अधिक कुशल, अधिक संगठित, अधिक उत्पादक होने के लिए किन अनुसंधानों या आंकड़ों को उजागर किया?

MB: हमने अपने अध्ययनों में पाया है कि हम में से कोई भी इस बात से अवगत नहीं है कि हम कितने समय और ऊर्जा को छोटे-छोटे काम में लगा रहे हैं जो हमें पता भी नहीं है कि वे कार्य हैं। हम स्टॉपवॉच करते हैं कि इन छोटे कार्यों को करने में कितना समय लगता है और उनकी तुलना आपके साथ करने के लिए स्मार्ट एजेंट को कितना समय लगता है।

हम सभी को तौला जा रहा है, और हम यह भी नहीं जानते हैं कि वितरित एप्लिकेशन और डेटा द्वारा हमें तौला जा रहा है।

जद: क्या आप उत्पादकता बढ़ाने के लिए अपने खुद के दो या तीन टिप्स और ट्रिक्स हमारे साथ साझा कर सकते हैं?

MB: मैं उन उपकरणों पर भरोसा करता हूं जो मुझे सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को सतह पर लाने में मदद करते हैं। आसानी से, Unroll.Me, SaneBox- बहुत सारी चीजें जो ईमेल को डिक्लेयर करती हैं - मैं उनमें से किसी भी टूल की सलाह देता हूं।

सबसे अच्छा नियम, और मैं कभी-कभी इस से दूर हो जाता हूं, "यदि आप एक ईमेल खोलने जा रहे हैं, तो या तो इसके साथ कुछ करें, जैसे कि इसका जवाब दें, या इसे हटा दें, या इसे हटा दें।" जब तक आप इसे ठीक से संसाधित नहीं कर सकते, तब तक कोई ईमेल न खोलें। यह दो मिनट के नियम का हिस्सा है।

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मैं अभी हमारे कॉन्फ्रेंस रूम में बैठा हूं, जिसमें ये आईकेईए टेबल हैं, लेकिन वे ग्लास टेबल हैं जिन्हें आप ड्राय इरेज़ मार्करों के साथ खींच सकते हैं। यह समूह के काम को एक बोर्ड में एक समूह के सदस्य को भेजने के बजाय मेज पर एक साथ लाता है। यह टीम के काम को पुष्ट करता है।